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Política de compras
Descargar PDFTodos los pedidos de compra / subcontratación quedan sujetos a las presentes Condiciones Generales por PIDECA COMFORT SOLUTIONS, S.L. (en adelante, PIDECA), salvo acuerdo expreso y por escrito en contrario.
Aceptación del pedido
Todos los suministros deberán ajustarse a las condiciones indicadas en nuestro pedido, incluyendo, a título enunciativo y no limitativo, el plazo de entrega, el precio y las condiciones de pago. En caso de disconformidad con alguna de dichas condiciones, el proveedor deberá hacerlo constar por escrito dentro de las 48 horas siguientes a la fecha del pedido y obtener nuestra conformidad expresa antes de proceder a su cumplimentación.
Transcurrido dicho plazo de 48 horas sin reclamación alguna, se considerará que el proveedor acepta íntegramente las condiciones estipuladas en el pedido, incluido el derecho de acceso por parte de PIDECA, sus clientes y las autoridades reglamentarias, en los términos establecidos en el apartado “DERECHO DE ACCESO”.
El proveedor se compromete a transmitir a sus subcontratistas los requerimientos aplicables recogidos en los documentos de compra, incluidas las características clave.
Condiciones económicas
Cualquier modificación de precios, recargos o condiciones económicas deberá ser aprobada previamente y por escrito por PIDECA con anterioridad al suministro.
No se aceptarán incrementos de precio aplicados de forma unilateral ni reflejados en factura sin dicha aprobación previa.
Facturación
La factura deberá enviarse debidamente cumplimentada, haciendo constar de forma obligatoria: número de pedido, número de albarán, código de producto, descripción, cantidad, precio unitario e importe total.
En caso de que el importe facturado no coincida con el precio acordado, la factura será rechazada y devuelta al proveedor para su corrección.
Las facturas deberán recibirse dentro del mes natural en el que se haya producido la recepción del material y, en todo caso, como máximo hasta el día 5 del mes siguiente.
Las facturas recibidas con posterioridad a dicha fecha se contabilizarán en el mes siguiente, considerándose su fecha de recepción a efectos de vencimiento la correspondiente a dicho mes.
En consecuencia, el pago de dichas facturas se realizará en el siguiente ciclo de pagos conforme a las condiciones pactadas (transferencia, confirming u otros medios). En el caso de aquellas formas de pago que no estén sujetas a un día fijo de pago, el vencimiento se diferirá en 30 días desde la nueva fecha de contabilización.
Fecha de entrega
Se entiende por fecha de entrega aquella en la que el material es efectivamente recibido y aceptado en nuestras instalaciones, en el horario de recepción establecido.
En caso de incumplimiento de la fecha de entrega acordada, PIDECA se reserva el derecho, a su sola discreción y sin necesidad de requerimiento previo, de anular total o parcialmente el pedido, sin que ello genere derecho a indemnización alguna a favor del proveedor.
Penalizaciones por incumplimiento de plazos
En caso de incumplimiento de la fecha de entrega acordada o confirmada por el proveedor, o aceptada tácitamente conforme a lo establecido en el apartado “ACEPTACIÓN DEL PEDIDO”, el proveedor será responsable de los daños y costes directos que dicho retraso pueda ocasionar a PIDECA.
Sin perjuicio de otros derechos que pudieran corresponder a PIDECA, esta podrá aplicar una penalización equivalente al 1,5 % del valor del pedido afectado por cada semana natural de retraso, o fracción, con un límite máximo del 15 % del valor total del pedido.
Adicionalmente, el proveedor deberá asumir y compensar los costes debidamente justificados derivados del retraso, incluyendo, entre otros:
costes administrativos de replanificación;
costes de transporte urgente o extraordinario;
penalizaciones o reclamaciones de clientes finales de PIDECA derivadas de compromisos contractuales, cuando dichas penalizaciones sean consecuencia directa del retraso imputable al proveedor.
Las penalizaciones y costes indicados podrán ser compensados, total o parcialmente, mediante deducción en facturas pendientes o futuras, sin perjuicio del derecho de PIDECA a reclamar los daños adicionales que correspondan.
Las penalizaciones establecidas tienen carácter de cláusula penal y no limitan el derecho de PIDECA a reclamar la indemnización de daños y perjuicios adicionales que pudieran corresponder conforme a la legislación aplicable.
Identificación del material
Cada envío deberá ir acompañado de un albarán en el que se indique de forma clara y legible, como mínimo: número de pedido, código de producto, descripción y cantidad suministrada y, cuando aplique, número de lote o identificación de trazabilidad.
Asimismo, cada bulto deberá estar debidamente identificado, indicando de forma visible su contenido cuantitativo y cualitativo, de modo que permita su correcta identificación, manipulación y verificación a la recepción.
Documentación
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán remitir a PIDECA, cuando así sea requerido, los informes dimensionales y/o los certificados de conformidad del producto, así como cualquier otra documentación técnica o de calidad necesaria para demostrar la conformidad del producto con los requisitos especificados.
Dicha documentación podrá incluir, entre otros, certificados de materiales, informes de ensayos, registros de control de proceso, evidencias de trazabilidad, certificados de tratamientos especiales, declaraciones de cumplimiento normativo o cualquier documentación exigida por requisitos legales, reglamentarios, de cliente o de certificación.
La documentación deberá identificar de forma expresa el número de pedido y/o la Orden de Fabricación de PIDECA a la que corresponda.
Cumplimiento del Reglamento REACH
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas deberán garantizar que los productos y materiales suministrados a PIDECA cumplen el Reglamento (CE) n.º 1907/2006 (REACH), sus modificaciones y disposiciones de desarrollo, incluidas las restricciones del Anexo XVII.
El proveedor deberá informar a PIDECA de la presencia de sustancias SVHC incluidas en la Lista de Sustancias Candidatas, cuando resulte aplicable, y facilitar la información necesaria para garantizar el uso seguro de los productos y el cumplimiento de las obligaciones legales.
Asimismo, deberá proporcionar, cuando PIDECA lo solicite, las declaraciones de conformidad, fichas de datos de seguridad, información sobre la composición y cualquier otra documentación necesaria para acreditar dicho cumplimiento.
El proveedor notificará inmediatamente a PIDECA cualquier cambio en la composición, formulación, materias primas, proceso de fabricación o situación reglamentaria que pueda afectar al cumplimiento de REACH o a la información facilitada. Asimismo, comunicará previamente cualquier nueva restricción, autorización o requisito de información aplicable a los productos suministrados y facilitará los datos necesarios para evaluar su impacto.
El proveedor deberá trasladar estos requisitos a sus proveedores y subcontratistas cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento de REACH y la disponibilidad de la información requerida a lo largo de la cadena de suministro.
El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar al rechazo del suministro y a la adopción de las medidas previstas en las presentes Condiciones Generales de Compra.
Control de recepción
El material se considerará recibido una vez que el departamento de Control de Calidad haya efectuado la verificación correspondiente, de acuerdo con las normas de calidad aplicables en cada caso.
El material que resulte defectuoso o no conforme podrá ser rechazado y devuelto al proveedor, siendo los gastos de transporte por cuenta de este último.
No obstante lo anterior, PIDECA queda autorizada, por necesidades de producción, a seleccionar, reparar o efectuar los trabajos de recuperación necesarios para corregir los defectos apreciados, siendo el coste de dichas operaciones íntegramente a cargo del proveedor.
El proveedor tendrá derecho a verificar la autenticidad y naturaleza de los defectos detectados, previa notificación y de común acuerdo con PIDECA, siempre que dicha verificación no cause retrasos, interferencias en la producción ni costes adicionales para PIDECA. En cualquier caso, la calificación del material como conforme o no conforme corresponderá exclusivamente a PIDECA.
Producto no conforme
Sin perjuicio de lo establecido en el apartado “CONTROL DE RECEPCIÓN”, en el caso de que el proveedor o, en su caso, sus subcontratistas, detecten la existencia de producto no conforme, deberán notificarlo inmediatamente a PIDECA y aplicar de forma inmediata las medidas de contención necesarias, incluida, cuando proceda, la sustitución del producto afectado, con el fin de evitar impactos en la producción, en los plazos de entrega o en la seguridad.
Asimismo, el proveedor deberá solicitar la aprobación previa y por escrito de PIDECA para la disposición, uso, reprocesado o destrucción del producto no conforme.
En caso de reclamación por producto no conforme, el proveedor deberá responder en un plazo máximo de quince (15) días naturales, indicando las acciones adoptadas o previstas para evitar nuevas no conformidades sobre los productos afectados.
Cuando sea requerido por PIDECA, el proveedor deberá realizar un análisis de causa raíz y definir e implementar las acciones correctivas necesarias para evitar la repetición de la no conformidad.
Garantía de los productos
El proveedor garantiza que los productos suministrados estarán libres de defectos de diseño, materiales, fabricación y funcionamiento, y que serán conformes con las especificaciones técnicas, normativas y contractuales aplicables.
Salvo que se acuerde expresamente lo contrario por escrito, la garantía tendrá una duración de veinticuatro (24) meses desde la fecha de expedición del producto por PIDECA o de doce (12) meses desde su puesta en servicio, lo que ocurra primero.
Durante el período de garantía, el proveedor se compromete a reparar o sustituir, a su cargo y en un plazo razonable, cualquier producto que resulte defectuoso o no conforme por causas imputables al proveedor.
Los costes derivados de la aplicación de la garantía, incluyendo, entre otros, los de transporte, desmontaje, montaje, sustitución, ensayos o verificaciones necesarias, serán íntegramente asumidos por el proveedor.
La garantía establecida en el presente apartado se entenderá sin perjuicio de las responsabilidades que pudieran derivarse conforme a la legislación aplicable o a otros apartados de las presentes Condiciones Generales, en particular los relativos a producto no conforme y responsabilidad del proveedor.
Responsabilidad del proveedor
El proveedor será plenamente responsable de la conformidad, seguridad y fiabilidad de los productos suministrados, así como de su adecuación a los requisitos técnicos, normativos y legales aplicables, con independencia de que dichos productos se integren en equipos, sistemas o soluciones fabricadas o comercializadas por PIDECA.
El proveedor responderá frente a PIDECA de cualquier daño, perjuicio, reclamación, sanción o responsabilidad civil, administrativa o penal que pudiera derivarse de defectos del producto, fallos de fabricación, incumplimientos normativos o de seguridad, cuando dichos daños sean imputables directa o indirectamente al proveedor.
En el caso de productos que hayan sido objeto de ensayos, homologaciones o certificaciones para una aplicación concreta (incluyendo, a título enunciativo y no limitativo, certificaciones ISO 9001, Eurovent, cumplimiento de requisitos ErP, ATEX o clasificaciones y ensayos conforme a normas aplicables como EN 1886), el proveedor garantiza que toda la producción posterior se realizará estrictamente conforme a la información técnica, fichas técnicas, procesos, materiales y componentes que sirvieron de base para dicha certificación.
Cualquier modificación, sustitución de componentes, cambio de proceso o desviación respecto a la configuración certificada deberá ser notificada previamente a PIDECA y no podrá aplicarse sin su aprobación expresa y por escrito, siendo necesario, cuando corresponda, la repetición de los ensayos o certificaciones aplicables.
La falta de notificación o la implementación de cambios no autorizados que afecten a productos certificados implicará que el proveedor asuma íntegramente y sin limitación la responsabilidad por los daños, consecuencias o reclamaciones que pudieran derivarse, incluidos aquellos que afecten a la seguridad de las personas, a los bienes o al cumplimiento de certificaciones, eximiendo a PIDECA de cualquier responsabilidad en la medida legalmente permitida.
La integración del producto en equipos, sistemas o instalaciones de PIDECA no limitará ni excluirá en ningún caso la responsabilidad del proveedor por los defectos, incumplimientos o desviaciones que le sean imputables.
Registros
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán conservar los registros de calidad relativos a los suministros realizados durante un plazo mínimo de cinco (5) años, salvo que en el pedido se indique expresamente un plazo distinto, incluidos los registros en soporte digital.
Transcurrido dicho plazo, o en el supuesto de que se pretenda su destrucción con anterioridad, será necesaria la autorización previa y por escrito de PIDECA.
Subcontratación
El proveedor no podrá subcontratar, total ni parcialmente, la ejecución del pedido sin la autorización previa y por escrito de PIDECA.
En caso de autorizarse la subcontratación, el proveedor seguirá siendo el único y exclusivo responsable frente a PIDECA de la calidad, conformidad y cumplimiento de los requisitos aplicables a los productos suministrados, dentro de los límites del pedido, con independencia de que en su proceso productivo intervengan subcontratistas.
Control de cambios de requisitos
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán notificar previamente a PIDECA cualquier cambio en el producto y/o en el proceso, así como los cambios de proveedores, de subcontratistas o de ubicación de las instalaciones de fabricación.
Dichos cambios no podrán implementarse sin la aprobación previa y por escrito de PIDECA cuando puedan afectar a la calidad, conformidad o cumplimiento de los requisitos aplicables al producto.
Derecho de acceso
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán permitir el acceso a PIDECA, a sus clientes y a las autoridades reglamentarias que así lo requieran, a sus instalaciones, así como a la información documentada relativa a los pedidos, en cualquier nivel de la cadena de suministro implicado.
Las actividades de verificación o validación en las instalaciones del proveedor serán comunicadas y planificadas previamente, con la antelación razonable acordada entre las partes, salvo en aquellos casos en los que exista un requerimiento legal o reglamentario que exija un acceso inmediato.
Prevención de piezas falsificadas
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán planificar, implementar y controlar procesos adecuados a su organización y a los productos suministrados, con el fin de prevenir el uso de piezas falsificadas o sospechosas de serlo, así como su inclusión en los productos entregados a PIDECA o a sus clientes.
Sistema de gestión de la calidad
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán disponer, cuando así sea requerido por PIDECA, de un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001 o equivalente, o bien demostrar la implantación de controles y procedimientos adecuados que garanticen la conformidad del producto o del servicio.
El proveedor deberá informar de forma inmediata a PIDECA de la pérdida, suspensión o no renovación de cualquier certificación ISO o de cliente que sea requerida para la realización del producto o del servicio.
Asimismo, el proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán implementar y mantener las acciones necesarias para asegurar que las personas de su organización son conscientes de:
su contribución a la conformidad del producto o del servicio;
su contribución a la seguridad del producto;
la importancia del comportamiento ético.
Autocontrol del proveedor
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, deberán establecer y mantener sistemas de autocontrol adecuados para garantizar la conformidad del producto o servicio con los requisitos especificados antes de su entrega a PIDECA, de acuerdo con los principios de la norma ISO 9001.
Control del desempeño
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, serán evaluados de forma continua conforme al proceso de control y evaluación de proveedores establecido en el sistema de calidad de PIDECA.
Dicha evaluación se realizará atendiendo, entre otros, a criterios de calidad del servicio, calidad de los productos suministrados y cumplimiento de los plazos acordados, pudiendo afectar a la continuidad de la relación comercial o a la asignación de futuros pedidos.
Gestión de riesgos y continuidad de suministro
El proveedor deberá informar de forma inmediata a PIDECA de cualquier circunstancia que pueda afectar a la continuidad del suministro, incluyendo, entre otras, problemas de capacidad productiva, roturas de stock, incidencias críticas o interrupciones en la cadena de suministro.
Asimismo, el proveedor deberá disponer de medidas o planes de contingencia razonables para minimizar el impacto de dichas incidencias en el cumplimiento de los pedidos.
Ética y cumplimiento legal
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas, se comprometen a cumplir con la legislación aplicable, a mantener una conducta ética y profesional, y a rechazar cualquier práctica fraudulenta, corrupta o contraria a la buena fe comercial, así como a evitar situaciones de conflicto de intereses que puedan afectar a la relación con PIDECA.
Confidencialidad y propiedad de la información
Toda la información facilitada por PIDECA al proveedor, incluyendo, entre otros, planos, especificaciones, muestras, documentación técnica, datos de cliente final y know-how, tendrá carácter confidencial.
Dicha información no podrá ser utilizada para fines distintos a la ejecución del pedido ni divulgada a terceros sin la autorización previa y por escrito de PIDECA, manteniéndose esta obligación incluso tras la finalización de la relación comercial.
Las presentes disposiciones tienen carácter general y se aplicarán sin perjuicio de los acuerdos específicos de confidencialidad (NDA) que PIDECA pueda exigir al proveedor. En caso de existir un NDA firmado, prevalecerán las condiciones establecidas en dicho acuerdo.
Uso de sistemas de inteligencia artificial
El proveedor y, en su caso, sus subcontratistas deberán garantizar que el uso de sistemas de inteligencia artificial (IA), incluida la IA generativa, los modelos de lenguaje y los sistemas automatizados relacionados con los productos o servicios suministrados a PIDECA, sea seguro, responsable y conforme a la legislación aplicable.
La información de PIDECA, incluyendo planos, especificaciones, modelos, documentación técnica, datos de productos o procesos, precios, ofertas, pedidos, información comercial, datos de clientes y proveedores, know-how y cualquier otra información confidencial facilitada directa o indirectamente, no podrá introducirse, cargarse, incorporarse ni tratarse mediante sistemas de IA de terceros cuando ello pueda implicar su almacenamiento, reutilización, divulgación o uso para fines distintos de la ejecución del pedido, sin autorización previa y por escrito de PIDECA.
En ningún caso podrá utilizarse para entrenar, reentrenar, ajustar, mejorar, validar o desarrollar modelos o sistemas de IA, propios o de terceros, salvo autorización expresa y por escrito de PIDECA.
Cuando PIDECA autorice dicho tratamiento, el proveedor deberá adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información, limitar su uso a la finalidad autorizada y evitar su utilización para entrenar o mejorar sistemas de IA, salvo autorización expresa en contrario.
El proveedor deberá informar previamente a PIDECA cuando los productos o servicios suministrados incorporen sistemas de IA o cuando estos intervengan de forma relevante en la generación de documentación, resultados, análisis, decisiones o prestaciones incluidas en el suministro.
El uso de sistemas de IA no limitará las obligaciones, garantías ni responsabilidades del proveedor, quien deberá verificar la exactitud, conformidad, seguridad y adecuación de los resultados antes de su entrega o utilización y garantizar que dicho uso no infringe derechos de propiedad intelectual o industrial, confidencialidad, protección de datos ni otros derechos de terceros.
El proveedor deberá comunicar inmediatamente a PIDECA cualquier incidente, acceso no autorizado, divulgación, pérdida de confidencialidad o uso indebido de su información relacionado con sistemas de IA, y adoptar las medidas necesarias para contener y corregir sus efectos. Asimismo, deberá trasladar estas obligaciones a sus subcontratistas y a cualquier tercero que intervenga en la ejecución del pedido y pueda acceder a información de PIDECA.
Propiedad de utillajes y documentación técnica
Los utillajes, moldes, calibres, maquinaria, planos y documentación técnica facilitados por PIDECA serán de su propiedad exclusiva, debiendo ser utilizados únicamente para la ejecución de los pedidos de PIDECA.
A la finalización de la relación comercial, dichos elementos deberán ser devueltos o destruidos, según indique PIDECA, sin que el proveedor pueda retenerlos ni utilizarlos para terceros.
Las presentes condiciones tienen carácter general y se aplicarán sin perjuicio de los contratos específicos que PIDECA pueda suscribir con el proveedor relativos a propiedad, uso, custodia o devolución de utillajes, bienes o medios productivos, los cuales prevalecerán en caso de existir.
Fuerza mayor
El incumplimiento total o parcial de las obligaciones derivadas de un pedido no será imputable a la parte afectada cuando dicho incumplimiento sea consecuencia de causas de fuerza mayor, entendiéndose por tales aquellos acontecimientos imprevisibles o inevitables que escapen a su control razonable, tales como, entre otros, catástrofes naturales, incendios, guerras, conflictos armados, pandemias, huelgas generales, actos de autoridades gubernamentales, o interrupciones graves del suministro energético, de transporte o de materias primas.
La parte afectada deberá comunicar dicha circunstancia a la otra parte tan pronto como sea razonablemente posible y adoptar las medidas necesarias para minimizar sus efectos.
La suspensión de las obligaciones por causa de fuerza mayor se limitará al tiempo estrictamente necesario para la superación de dicha causa.
Ley aplicable y jurisdicción
Las presentes Condiciones Generales y los pedidos a los que resulten de aplicación se regirán e interpretarán de conformidad con la legislación española.
Cualquier controversia que pudiera derivarse de su interpretación o aplicación quedará sometida a los Juzgados y Tribunales de Barcelona, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.
Disposición final
En caso de contradicción entre las presentes Condiciones Generales y cualquier otra condición del proveedor, prevalecerán las condiciones de PIDECA, salvo acuerdo expreso y por escrito en contrario.
La aceptación o recepción de documentación del proveedor (incluidos albaranes, ofertas o facturas) no implicará la aceptación de sus condiciones generales.